Гайд для компаний: поощрение работников. Приказы, положения, формы документов 

Поощрение работников - это не только важный инструмент мотивации, но и неотъемлемая часть успешной организационной культуры. Работодатель, ценящий добросовестное выполнение трудовых обязанностей своих сотрудников, не только укрепляет корпоративный дух, но и стимулирует повышение производительности труда. От объявления благодарности до назначения премии или вручения ценного подарка – существует множество способов выражения признательности и поощрения за выдающийся труд.

В данной статье мы рассмотрим ключевые аспекты системы поощрения сотрудников, включая формирование приказа о поощрении, различные виды премирования, а также эффективные методики оформления и внедрения поощрений в организационную практику. Мы изучим, какие виды поощрений работников могут быть наиболее эффективными в конкретных ситуациях, и как правильно стимулировать сотрудников для достижения лучших результатов в работе.

Поощрение работников – это важный инструмент управления персоналом, который способствует мотивации и повышению производительности труда. В соответствии с ч. 1 ст. 191 Трудового кодекса Российской Федерации основные виды поощрений работников включают в себя благодарность, премии, награждение ценными подарками, почетные грамоты, а также представление к званию лучшего по профессии.

Внутренние трудовые правила, а также коллективный договор организации, если таковой имеется, могут предусматривать дополнительные виды поощрений для сотрудников.

Для отражения премирования в трудовом договоре работодатель может воспользоваться следующими способами:

• Прямое указание в трудовом договоре: Работодатель может непосредственно указать в трудовом договоре условия премирования, включая критерии и процедуру начисления премии.
• Отсылка к коллективному договору: В трудовом договоре можно сделать отсылку к коллективному договору, где детально регламентируется вопрос премирования работников.
• Отсылка к Положению о премировании: Работодатель может предусмотреть в трудовом договоре ссылку на Положение о премировании, в котором подробно описаны условия и процедура начисления премии.
• Совместное упоминание трудового и коллективного договоров: В трудовом договоре можно указать, что условия премирования определяются как в трудовом, так и в коллективном договоре, а в коллективном договоре сделать отсылку к Положению о премировании.

Согласно законодательным и локальным нормативным актам, поощрения за труд могут быть как материальными, так и нематериальными.

1. Нематериальные методы поощрения включают в себя награждение почетными грамотами, дипломами, знаками отличия, а также представление к званию лучшего в профессии или объявление благодарности.
2. Материальное поощрение может предполагать выплату премии или предоставление неденежных благ, таких как ценные подарки, абонементы в спортзал или туристические путевки, а также социальные пакеты.

Каждый вид поощрения имеет свои преимущества и эффективность в зависимости от конкретной ситуации и потребностей организации.

Поощрение работников играет ключевую роль в создании стимулирующей и продуктивной рабочей атмосферы в любой организации. Отличительной чертой этого процесса является его стандартизированный порядок, который не зависит от конкретного вида поощрения. Начиная от благодарностей и заканчивая премиями или ценными подарками, каждый шаг процесса оформления поощрения подлежит определенным правилам и процедурам.

1) Подготовка представления о поощрении: Этот документ, хоть и необязательный, но является важным элементом обоснования поощрения. Обычно непосредственный руководитель работника готовит представление, в котором детально описываются достижения работника и выбранный вид поощрения.

2) Приказ о поощрении: На следующем этапе процесса следует издание приказа о поощрении. Для этого чаще всего используются стандартные формы, такие как форма Т-11 для поощрения одного работника или форма Т-11а для поощрения нескольких сотрудников. Однако, возможно также использование собственной формы приказа. В приказе необходимо указать основание для поощрения, которым может являться представление руководителя отдела или другого структурного подразделения.

3) Оформление премии и других видов поощрений: В случае, если поощрение предполагает назначение премии или других нематериальных поощрений, следует тщательно продумать их оформление. Для наглядности и формального подтверждения поощрения можно использовать специальные бланки или таблички, а также различные виды грамот и благодарностей.

4) Запись в трудовую книжку: Важным шагом после издания приказа о поощрении является внесение записи о поощрении в трудовую книжку работника, если она ведется в организации. Это позволяет создать документальное подтверждение поощрения и внести его в трудовую историю сотрудника.

Система поощрения сотрудников играет ключевую роль в создании мотивированной и эффективной рабочей среды. Следуя стандартному порядку, начиная с подготовки представления о поощрении и заканчивая записью в трудовую книжку, работодатели могут эффективно стимулировать и поощрять своих сотрудников за выдающиеся трудовые достижения.

Алгоритм: оформляем приказ о поощрении работника

Приказ о поощрении сотрудника является важным документом, который формализует признание трудовых достижений работника и устанавливает основание для предоставления поощрения. На практике чаще всего используются стандартные формы приказов: форма N Т-11 для индивидуального поощрения и форма N Т-11а для коллективного. Ниже приведены основные шаги заполнения приказа в соответствии с рекомендациями и правилами учета труда:

Выбор формы приказа:

• Для индивидуального поощрения одного работника используется форма N Т-11.
• Для коллективного поощрения нескольких работников применяется форма N Т-11а.

Заполнение приказа по форме N Т-11:

• При заполнении приказа по форме N Т-11 руководствуйтесь указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
• Приказ заполняется на основании представления руководителя отдела или другого структурного подразделения, в котором работает сотрудник.
• Если поощрение предполагает неденежное вознаграждение, можно исключить реквизит "в сумме ____ руб. ____ коп.".

Заполнение приказа по форме N Т-11а:

• При заполнении приказа по форме N Т-11а также следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
• Применяйте те же правила, что и при заполнении приказа по форме N Т-11, за исключением реквизита "в сумме ____ руб. ____ коп.", который в форме N Т-11а отсутствует.

Подписание и ознакомление:

• После составления приказа о поощрении, его подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо.
• Работнику следует ознакомиться с приказом под подпись, что подтверждает его получение и согласие с содержанием.

Как оформить премию в трудовой книжке? Для оформления записи о поощрении в трудовой книжке следует следующая процедура, основанная на законодательных нормах:

1) Соблюдение сроков: Внесите запись о поощрении в трудовую книжку не позднее пяти рабочих дней с момента вынесения приказа или иного решения работодателя о поощрении.

2) Заполнение соответствующего раздела: Откройте раздел "Сведения о награждении" в трудовой книжке.

3) Заполнение граф:

• В графе 3 укажите полное наименование организации и сокращенное, если применимо.
• В графе 1 укажите порядковый номер записи.
• В графе 2 укажите дату награждения.
• В графе 3 опишите, кем и за какие достижения был поощрен работник, указав вид награды.
• В графе 4 укажите наименование документа, который является основанием для внесения записи, с датой и номером.

4) Соответствие стандартам: Убедитесь, что запись о поощрении внесена в соответствии с утвержденным образцом трудовой книжки и стандартами её ведения.

Как поощрять сотрудников: советы

1. Избегайте расплывчатых формулировок: Важно создать четкие и однозначные критерии, на основании которых будет выплачиваться премия сотрудникам. Используйте конкретные достижения, такие как внедрение нового программного обеспечения, выполнение квартального плана продаж, победу в профессиональных конкурсах и т.п.
2. Установите связь с трудовыми достижениями: Привяжите премирование к реальным результатам труда сотрудника, таким как выполнение поставленных задач, достижение целей проекта или повышение производительности.
3. Избегайте личных событий: Не предусматривайте премирование за личные события, такие как выход на пенсию, рождение ребенка или вступление в брак. Сосредоточьтесь на трудовых достижениях и вкладе в работу.
4. Учитывайте налоговые последствия: Имейте в виду, что индивидуальные премии, не связанные с трудовыми достижениями, могут вызвать вопросы у налоговых органов. Поскольку такие премии не считаются стимулирующими выплатами, они не учитываются при исчислении налога на прибыль.
5. Создайте премии в рамках профессиональных праздников: Если ваша организация хочет премировать сотрудников в рамках профессиональных праздников или других знаменательных дат, убедитесь, что эти премии включены в систему оплаты труда и соответствуют реальным результатам работы.

Создание прозрачных критериев для премирования поможет избежать недопонимания сотрудников и вопросов со стороны надзорных органов, а также способствует построению эффективной системы поощрения работников.

Положение о премировании сотрудников - это внутренний нормативный документ организации, который устанавливает правила и порядок назначения, размеров и выплаты премий сотрудникам за достижения в работе, профессиональные успехи и другие факторы, способствующие эффективности и развитию организации.

Оформление премии через положение о премировании - что включить?

Общие положения:

• Настоящее Положение устанавливает порядок назначения и выплаты премий сотрудникам организации в рамках системы поощрения за трудовые достижения и результаты работы.
• Премирование сотрудников осуществляется в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и другими законодательными актами, а также внутренними правилами и нормативными документами организации.

Показатели премирования:

• Показателями для назначения премий могут быть достижения в рамках выполнения поставленных целей и задач, результаты работы, профессиональные успехи, а также вклад в развитие организации и повышение ее эффективности.

Размеры премий:

• Размеры премий определяются исходя из уровня достижений и результатов работы сотрудника, а также в соответствии с финансовыми возможностями организации.

Периодичность выплат:

• Премии выплачиваются согласно установленному графику, который может быть определен ежемесячно, ежеквартально или ежегодно в зависимости от практики организации.

Круг сотрудников, которым проводятся начисления:

• Премирование может применяться ко всем сотрудникам организации в соответствии с их трудовыми достижениями и результатами работы, если иное не предусмотрено документами организации.

Порядок снижения или лишения премий:

• В случае нарушения трудовой дисциплины или несоблюдения установленных правил и норм работы, а также при недостижении плановых показателей, работник может быть подвергнут снижению или лишению премии в соответствии с внутренними правилами организации и трудовым законодательством.

Для того, чтобы правильно оформить премии, приказы о поощрении и другие документы необходимо назначить ответственного за это специалиста по кадрам. Обучить его можно в институте ЕВИДПО. В институте ЕВИДПО есть более 30 курсов повышения квалификации и переподготовки по кадровому делопроизводству.

Важность прозрачности и четких критериев:

• Неопределенность в формулировках премирования может вызвать подозрения в необоснованных выплатах.
• Избегайте расплывчатых критериев, установите прозрачные и однозначные критерии для назначения премий.

Типы поощрений работников:

• Основные виды поощрений включают благодарности, премии, награждение ценными подарками, почетные грамоты, представление к званию лучшего по профессии.
• Важно учитывать, что нематериальные методы поощрения также имеют большое значение для мотивации сотрудников.

Правовые аспекты премирования:

• Назначение и выплата премий должны соответствовать законодательству и внутренним нормативным актам.
• Положение о премировании может определить основные правила и процедуры назначения премий.

Показатели премирования:

• Премии должны быть привязаны к реальным трудовым достижениям и результатам работы сотрудников.
• Избегайте назначения премий за личные события, такие как выход на пенсию или рождение ребенка.

Система премирования в организации:

• Введение четких и справедливых критериев премирования поможет повысить мотивацию сотрудников и улучшить результаты работы.
• Положение о премировании может служить основой для системы поощрения в организации.